La Oficina de Estadística de la Universidad Nacional de Colombia ( OEst-un):
Adscrita a la Dirección Nacional de Planeación y Estadística, es el ente encargado de planear, coordinar la producción, difundir, y promover el uso analítico y estratégico de todo tipo de información estadística con valor agregado, con el fin de apoyar las funciones misionales, administrativas y de apoyo, y los procesos inmersos en la Universidad.
Responsables, productores y usuarios de estadísticas e indicadores:
a) Responsables: Rectoría, Vice-rectorías, Direcciones y Oficinas nacionales, Gerencia nacional financiera y administrativa, Decanaturas y Direcciones de centros e Institutos inter-facultades, Oficinas de planeación, Departamentos, Direcciones curriculares, administradores de sistemas de información.
b) Productores: Oficinas de planeación, personal encargado o delegado para el acopio datos e de información estadística por parte de los responsables, administradores de sistemas de información y las demás dependencias productoras de información estadística.
c) Usuarios internos: Todos los responsables y productores definidos en a) y b), todas las dependencias de la universidad, además de los investigadores, docentes, personal administrativo y estudiantes.
Usuarios externos: Entidades públicas y privadas, entes de regulación y control, entidades multilaterales nacionales o internacionales de evaluación, acreditación y clasificación y público en general.
Funciones de la OESt-un:
- Diseñar las políticas y estrategias en materia estadística, para guiar la acción de los responsables y productores de estadísticas e indicadores, en las actividades de acopiar, almacenar, procesar, regular y difundir información estadística estratégica, confiable y oportuna, acerca las de los procesos, las funciones misionales, administrativas y de apoyo de la Universidad.
- Promover el uso de los datos como recurso estratégico y coordinar actividades para explotar analíticamente la información estadística disponible en todas las fuentes de datos de la Universidad.
- Desarrollar proyectos o productos analíticos avanzados de carácter descriptivo, predictivo o prospectivo, para apoyar y promover la toma de decisiones informadas en las funciones misionales y los procesos de administración y de gestión de la Universidad.
- Elaborar el Plan Estadístico de la Universidad y presentarlo al CSU para su aval, asegurando los estándares de calidad nacionales (e internacionales cuando sea el caso) y garantizando la consistencia de las estadísticas e indicadores oficiales de la Universidad, y ejecutarlo de manera pertinente, oportuna y comparable; preservar las series estadísticas y la información asociada a ella y difundirlas oportunamente a través de mecanismos que faciliten su consulta.
- Elaborar el código de buenas prácticas estadísticas y los criterios para su cumplimiento, y establecer nomenclaturas códigos y clasificaciones, y en general cualquier estándar o norma técnica necesaria para garantizar la comparabilidad y agregación o desagregación de las estadísticas e indicadores oficiales de la Universidad, acorde con estándares nacionales, e internacionales cuando sea pertinente.
- Fortalecer, aprovechar y promover su uso intensivo de los registros administrativos como fuente en la producción de estadísticas, y en general el uso de la información estadística en la toma de decisiones y el diseño de políticas y estrategias para el cumplimiento de las funciones misionales, administrativas, de gestión y de apoyo de la Universidad.
- Garantizar de manera continua, organizada y sistemática la producción y difusión de las estadísticas oficiales de la Universidad.
- Diseñar y ejecutar campañas de capacitación y reorientación cultural hacia el uso analítico y estratégico de los datos y la información estadística.
- Desarrollar estudios ad-hoc sobre temas de interés institucional solicitados por otras dependencias de la Universidad o por entidades externas.
Definiciones y terminología básica
- Plan Estadístico de la Universidad. Es el instrumento coordinador y directriz de la actividad estadística de la Universidad que identifica las necesidades y establece los objetivos, las metas y las acciones para la producción y difusión de las estadísticas e indicadores de la Universidad.
- Estadísticas oficiales de la Universidad Nacional. Son todos los resultados intermedios o finales obtenidos por métodos estadísticos certificados producidos por los responsables y productores, deben ser de interés para la Universidad y estar incorporadas al Plan Estadístico de la Universidad.
- Actividad estadística. Por Actividad estadística se entiende el proceso de diseño de instrumentos y métodos de observación, recolección, depuración, procesamiento, análisis, organización, actualización, difusión, protocolos de acceso, integración y conservación de datos e información[1], realizado por los responsables y productores con instrumentos tecnológicos o con cualquier otro medio que permita realizarlo.
- Registros administrativos. Son los datos administrativos que por regulación interna o externa acopia la Universidad acerca de personas, objetos, eventos o actividades del quehacer universitario.
- Estadísticas derivadas. Son estadísticas que se obtienen de procedimientos o modelos estadísticos.
- Encuesta. Es una investigación acerca de las características de una población dada a través de la recolección de datos en una muestra, y de la estimación de dichas características usando técnicas estadísticas.
- Censo. Es una encuesta realizada a todos los elementos de una población o universo predefinido.
- Estudios ad-hoc. Son estudios de interés institucional que se realizan puntualmente por solicitud de dependencias o entidades internas o externas a la Universidad.
- Buenas prácticas estadísticas. Por buenas prácticas estadísticas se entiende un conjunto de acciones replicables, apoyadas en experiencias con resultados comprobados, que contribuyen al mejoramiento de la actividad estadística en la Universidad, a garantizar la calidad de las estadísticas oficiales y a generar confianza en los usuarios de éstas[2].
- Código de buenas prácticas. Es un instrumento regulador y técnico, que contiene principios orientadores para buenas prácticas estadísticas, cuya finalidad es contribuir al mejoramiento de la actividad estadística en la Universidad[3].
Referencias
[1] Adaptado de DANE, 2012. Guía para la elaboración de documentos metodológicos estándar de las operaciones estadísticas. Herramientas estadísticas para una gestión territorial más efectiva #10.
[2] Adaptado de DANE, 2012. Principios y buenas prácticas. Herramientas estadísticas para una gestión territorial más efectiva #8.
[3] Ibid 2.